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クラウド移行で実現した無駄のないIT環境全社員のPCで共有フォルダが3つに重複？

「デジタルな負債」を断ち切ったクラウド移行のプロセス
　社内共有フォルダをNTTクラウドへ移行する際、既存の共有データに「社内共有」「社内共有2」「社内共有_D」という、全て同じ場所を指す3つの重複ファイルがあることが発覚しました。これらは長年の運用で生まれた、誰がいつ作ったか不明な「デジタルな負債」でした。
　本事例では、クラウド移行という機会を捉え、重複ショートカットの削除を断行し、移行対象となるフォルダ構成を整理・最適化したプロセスを紹介します。

　NAS（ネットワーク接続ストレージ）を長期間運用している中小企業では、このような「幽霊ファイル」が必ず発生しており、これこそがクラウド移行時にデータの重複コピーや移行後のアクセス権限エラーといった、深刻なトラブルの原因となります。

【経営者への教訓とクレンジングのステップ】

• デジタル負債の危険性：
  　3つの重複ショートカットは、移行コストを増大させ、ユーザーの混乱を招く潜在的なリスクでした。

• 移行前のクレンジング（大掃除）手順：

1. 実態調査： 3つのショートカットが技術的に全て同じ場所を指していることを証明しました。

2. ゴミファイルの特定・削除： 全PCで共有フォルダが使われていないことを確認後、NASに存在するExcelやWordのバックアップファイル（不要なゴミ）を特定し、移行作業前に削除しました。

3. ハイブリッド移行戦略の策定： アプリケーションが多いデータはローカルに保持し、共有すべきデータのみをクラウドへ移行するという、費用対効果の高い戦略を立案しました。

教訓： クラウド移行は単なる「引っ越し」ではなく、「データとインフラの棚卸しと断捨離」の絶好の機会です。